Una cuenta que el festejo anual fue organizado por la Asociación Nacional de Secretarias (ahora Asociación Internacional de Profesionales Administrativos) en 1952 en Estados Unidos. El festejo se llamó la "Semana Nacional de las Secretarias", y fue creado en conjunto con un consorcio de fabricantes de productos de oficina.
Otra historia, aunque sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la Revolución Industrial, en el siglo XIX, Christopher Sholes inventó la máquina de escribir. Su hija, Lilian Sholes, fue una de las primeras personas en probar el invento, convirtiéndose en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a máquina.
Aunque existan dos versiones sobre su origen, lo importante es el objetivo -que es el mismo- de reconocer las contribuciones de las secretarías en el lugar de trabajo, y atraer más gente hacia los puestos administrativos y de secretaria.
La imagen de la secretaria está asociada a las máquinas de escribir, de la misma manera que el origen de esta profesión se relaciona con este instrumento que revolucionó la escritura.
El origen del ingenioso invento se ajusta al año 1714, cuando un inglés de nombre Henry Mill patentó una rudimentaria "máquina artificial, capaz de volcar cualquier escrito en papel. Pero, la historia indica a Cristopher Latham Sholes como inventor de la máquina de escribir, patentó en EUA en 1868.
Después de muchos modelos y mejoras en su invento, Sholes, el 1 de marzo de 1873 decide firmar un contrato con un armero al borde de la bancarrota para que reprodujera el modelo, el visionario se llamaba Remington quien fue el primero en intentar la utilidad comercial de la maquina creada por Sholes, a la que rebautizó como "REMINGTON". Fue por ese tiempo que Liliam Sholes y una de las hijas de Rémington, se dedicaron a promocionar el nuevo invento, convirtiéndose en pioneras de las secretarias actuales.
El 23 de junio de este mismo año, es decir de 1873, Liliam Sholes fue la primera SECRETARIA que registra la historia, luego de dar al fin el uso comercial a la máquina inventada años antes.
En la década del 60, la empresa Remington tuvo la iniciativa de instaurar un día especial para las secretarias. La fecha fijada fue el 23 de junio, como un recuerdo al día en Liliam Ssholes dio uso a la primera máquina de escribir.
Sin embargo en la década de los 60 fueron tiempos de ensueños, los 70 fueron años de la lucha, las mujeres latinoamericanas comenzaron a reclamar posiciones de trabajo, salarios más justos e igualdad de oportunidades.
En ese ambiente, a inicios de los 70 se realizó en Argentina – Buenos Aires el primer Congreso interamericano de Secretarias, donde se acuerda entre otras cosas fijar, el día 26 de abril, Día de la Secretaria en los 26 países que asistieron a dicha asamblea, en memoria del primer encuentro de países americanos y se crea la Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias "FIAS".
En las últimas décadas el papel de la secretaria ha sido más relevante y su imagen ya no está asociada más a lo de una máquina de escribir, sino a la pantalla de una computadora. Con cibernética, otra histórica de la secretaria de hoy, dejó el papel de la que "escucha, escribe y calla". Para cumplir un papel cada vez más activo en las diversas empresas donde se desenvuelve.
Las primeras secretaria en el mundo fueron mujeres que tuvieron que lidiar con unos de los problemas más grande del mundo, las guerras, hasta ese entonces estaban acostumbrado a las tareas del hogar, los hijos, los esposos cuando llegó la guerra se alistaron para pelear, las esposas se armaron de valor y se dedicaron a las comunicaciones telegrafía, mecanografía, y taquigrafía a las par hicieron las tareas de los varones medios de transportes urbano, fabricas, etc.
Fue en esa época que la situación económica exigía participación activa por parte de los miembros de la familia , mientras que los hijos varones hacían lo imposible para adquirir educación superior, las hijas que aun no fueron casadas tuvieron de aliada a uno de los más grandes inventos la máquina de escribir.
La invención de la máquina de escribir ayudo a la mujer obtener puestos de secretaria, también fue la aparición del método taquigráfico de Jhon Robert Gregg, este sistema se arraigó en el mundo a la par que la máquina de escribir con el tiempo ambos inventos crecieron al ritmo del desarrollo de la historia lo que hizo más complejo, requiriendo por ello mayor especialización del personal que habría de manejarlas.
La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria /o perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe /a perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos".
Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas, es la mejor con el ordenador y cosas por el estilo... es algo más.
Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las secretarias convencionales sean sustituibles...
¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa. Damos algunos consejos:
1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discrección carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.
3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos. Al respecto leer Cómo reducir el estrés en el trabajo (la secretaria puede ayudar mucho).
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta dirección que tuve a suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba hábilmente en un vuelo de largo recorrido unupgrade a firts class. Se preocupaba de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Conseguía acelerar una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?
5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe. Me comentaba uno de los más altos directivos de América que su secretaria era la garantia de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo hacía era impresionante: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular...
6. Saber estar: la imagen. Un CEO amigo me confesaba que su secretaria conseguía que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Salía a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le está esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad, discrección, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta su perfume.
7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.
8. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad. Toda la información está en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones smartphones) para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el trabajo. Ejemplos de algunas de estas herramientas (Agenda electrónica, comunicación directa -tipo whatsapp, hangouts-...).
9. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación. Sobran explicaciones una secretaria, especialmente de dirección, debe contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a la que antes nos referíamos.
10. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa. Hoy todas las personas tienen una "marca" personal que cuidar más allá de la marca comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de Linkedin, Google+, Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que saber hacerlo. No lo minusvalores.
